Evernote + ScanSnap iX500で【名刺管理】をクラウド化させてみた。

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ばたんご
どもー！旅と新しいモノが好きなブロガー、ばたんご です。

最近、セミナー講師の仕事を依頼されることが多いのですが、
どうしても名刺交換の機会が多くなり、
どんどん名刺が増えていく一方です。

 

でも、日頃からしっかりと整理しておかないと
後から探すのが大変だったりしますよね。

営業職をされている方なんかは、
そういったことも悩みの種ではないでしょうか。

 

そこで今回、僕が最近購入したScanSnapを使い、
効率的に名刺管理できる方法を教えたいと思います。

この方法を使えば、
クラウド化で外出先でも名刺が取り出せます。

ぜひチェックしてくださいね！

 

目次

最大のメリットはクラウド化 と 画像内検索

その方法とは、ズバリ！

Evernote と ScanSnapを組み合わせるというものです。

Evernoteは多くの方が使っているので、
既にご存知の方も多いと思います。

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そのEvernoteに名刺データを保存することで、
以下のような２つのメリットが発生するのです。

画像内検索とは？

Evernoteを活用するとメチャクチャ楽チンです。

なぜなら、Evernoteって画像の文字も検索できるからです。

 

例えば、xxx@xxxxx.co.jp という方から、
「先日は名刺交換をして頂きありがとうございました」と、
メールが来たとします。

でも、セミナーなどで一気に大勢と名刺交換をすると、
どうしても思い出せないことってありますよね。(^^;

 

通常であれば、名刺ファイルを取り出して
１つ１つチェックすることになると思います。

しかし、Evernoteを使えば超簡単！

名刺に記載されているメールアドレスも検索出来てしまうので、
すぐに見つけることが出来るのです。

クラウド化とは？

既にご存知かもしれませんが、
Evernoteはスマホから使うことも出来ます。

つまり、パソコンから保存した名刺データを
外出先で取り出すことが出来るということです。

さらに、Evernoteのノートブックを家族や社員と共有することで、
複数名で管理することも可能になるのです。

 

ただ、１つだけ問題点がありました。

それは一気に沢山の名刺をスキャンするのが大変だということです。

ScanSnapで、大量の名刺を高速スキャン！

そこで、最近どのサイトでも評判の良い、
富士通の「ScanSnap」というスキャナーを購入してみました。

 

このスキャナー、超便利です。

めちゃくちゃ早い上に、Evernoteに直接取り込んでくれます。

名刺の両面をPDFファイルとして保存し、
１枚の名刺を１つのノートとして取り込んでくれるのです。

 

注文後、３日程度で到着。

 

箱を開けてみると・・・

 

こちらが本体です。

 

思っていたよりもコンパクトサイズです。

ちなみに、後ろに置いてあるのはＡ４のコピー用紙。

サイズが分かりやすいように並べておきました。

ただ、給紙部と排出トレーを開けると、
意外と場所を取るのがネックです。(^_^;

 

僕の場合、３台のパソコンで使いたかったので、
BUFFALOのWiFiルータにUSB接続しました。

こうすることで、どのパソコンからも簡単に使うことが可能となります。

 

実際に読み込んでみた

実際、取り込んでいる様子の動画を撮影してみました。

 

いかがでしょう。

これ、片面を読み取っているだけではなく、
しっかり両面を読み取ってくれています。

めちゃくちゃ早くてビックリしませんか？笑

これなら、名刺管理だけではなく、
年賀状やハガキの管理なども簡単に出来てしまいますね。

 

僕の手元には１，０００枚以上の名刺がありますので、
近日中に全部一気に読み込んでみたいと思います。

どうぞお楽しみに！

 

【余談】Evernote以外の名刺管理アプリ

余談ですが・・・

Evernote以外にもオススメの名刺管理アプリがあります。

それは「Eight」というiPhoneアプリです。
（Android版もあるのかな？）

 

名刺を写真で撮影しておくと、そこに記載されている情報を、
オペレーターが入力してくれるという優れもの。

人による手作業ですから、とにかく正確です。

しかも、人件費がかかっているにも関わらず、
なんと【完全無料】で利用できるのです。

 

パソコンからもアクセス出来ますから、
いつでもどこでも名刺情報がチェック出来るようになりますよね。

そして、今回導入したスキャナー「ScanSnap」は、
このアプリ「Eight」にも一括取り込みが可能です。

ただ、現時点では無料ですが、今後どうなるのかは分かりません。

ある日突然有料化させるかもしれませんし、
その時点で名刺管理を全てEightに頼っていると、
必然的にお金を支払わざるを得なくなりますよね。

その点だけ気をつけておいた方が良いかもしれませんね。

 

…というわけで、名刺管理方法のご紹介でした～。

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ばたんご

北海道出身、東京在住。 Web系の会社で働いている、「旅」と「新しいモノ」をこよなく愛する男子です。 自分で経験したことや、使ってみたモノを、リアルな視点から楽しくご紹介します。 コメント欄での質問や、実際に使ってみた人からの感想も大歓迎。